プライバシーポリシー
個人情報の取り扱いと保護に関する基本方針
基本方針
当社は、委任状処理および法的文書作成サービスの提供にあたり、お客様の個人情報を適切に取り扱い、保護することを最重要課題として位置づけています。個人情報保護法をはじめとする関連法令を遵守し、お客様の信頼に応えるため、以下の方針に基づいて個人情報の管理を行います。
私たちの約束
- お客様の個人情報を最高水準のセキュリティで保護します
- 法的要件を完全に遵守し、透明性を保ちます
- お客様の権利を尊重し、適切な対応を行います
- 継続的な改善により、保護体制を強化します
収集する個人情報
当社では、委任状処理サービスの提供に必要な範囲内で、以下の個人情報を収集いたします。すべての情報は、サービス提供の目的に限定して使用され、適切に管理されます。
身分証明関連情報
- 運転免許証番号
- パスポート番号
- マイナンバーカード情報
- 健康保険証情報
- その他の公的身分証明書情報
サービス関連情報
- 委任事項の内容
- 委任する権限の範囲
- 委任期間
- 関連する法的文書
- サービス利用履歴
個人情報の利用目的
収集した個人情報は、以下の目的に限定して利用いたします。これらの目的以外での利用は行わず、目的の変更が必要な場合は事前にお客様の同意を得るものとします。
主要な利用目的
- 委任状の作成および認証手続き
- 法的文書の作成および提出
- 本人確認および資格確認
- サービス提供に関する連絡
- 料金の請求および決済処理
- アフターサービスの提供
付随的な利用目的
- サービス品質の向上
- 新サービスの開発および提案
- お客様満足度の調査
- 法的要件への対応
- 統計データの作成（匿名化）
- セキュリティ対策の実施
個人情報の第三者提供
当社は、以下の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはありません。個人情報の保護を最優先に考え、厳格な管理体制を維持しています。
法的要件による提供
- 法令に基づく開示要求がある場合
- 裁判所命令による開示要求
- 行政機関からの正式な要請
- 公証人役場での認証手続き
同意に基づく提供
- お客様の明示的な同意がある場合
- 委任状の相手方への情報提供
- 専門家との連携が必要な場合
- サービス向上のための匿名化データ
個人情報の保護措置
当社では、個人情報の漏洩、滅失、毀損を防止するため、以下のような技術的および組織的な安全管理措置を講じています。
組織的保護措置
- 個人情報管理責任者の設置
- 従業員への個人情報保護教育
- アクセス権限の厳格な管理
- 定期的な内部監査の実施
- 外部セキュリティ専門家による評価
- インシデント対応体制の整備
個人情報の保存期間
個人情報は、利用目的の達成に必要な期間のみ保存し、その後は適切に廃棄いたします。ただし、法的義務により保存が必要な場合は、その期間中保存いたします。
一般的な保存期間
- 委任状関連：5年間
- 相談記録：3年間
- 連絡先情報：2年間
法的保存期間
- 税務関連：7年間
- 帳簿書類：10年間
- 重要書類：永続保存
廃棄方法
- デジタル：完全削除
- 紙媒体：シュレッダー処理
- 記録媒体：物理的破壊
お客様の権利
お客様は、ご自身の個人情報について、以下の権利を有しています。これらの権利行使について、当社は適切に対応いたします。
開示請求権
保有している個人情報の開示を求めることができます。
訂正・削除権
個人情報の訂正、追加、削除を求めることができます。
利用停止権
個人情報の利用停止や第三者提供の停止を求めることができます。
苦情申立権
個人情報の取り扱いに関する苦情を申し立てることができます。
プライバシーポリシーの変更
本プライバシーポリシーは、法令の変更やサービス内容の変更等により、必要に応じて見直しを行います。重要な変更については、ウェブサイト上で事前に通知いたします。
最新情報
- 制定日：2024年1月1日
- 最終更新日：2024年12月1日
- 次回見直し予定：2025年6月1日
お問い合わせ
個人情報の取り扱いに関するご質問、苦情、開示請求等については、以下までご連絡ください。迅速かつ適切に対応させていただきます。
受付方法
- 営業時間：平日9:00-18:00、土曜日10:00-16:00
- 休業日：日曜日、祝日、年末年始
- 対応言語：日本語
- 回答期間：原則として2週間以内